Barroso 1
Execução das ordens de serviço
Técnicos e assistentes técnicos atendem, e as horas de cada um em cada OS ficam registradas.O técnico é o mecânico; o assistente técnico é quem trabalha com ele.
Projeto piloto · Comissionamento técnico
Da ordem de serviço até o RH, sem planilha no meio do caminho.
A Barroso constrói e opera agentes de IA que rodam dentro da infraestrutura da própria empresa, acessam os sistemas que ela já usa e conduzem um processo do gatilho ao resultado. Esta página resume o encaixe entre esses agentes e a apuração de comissão das ordens de serviço da Ditrasa — e traz o que ainda precisamos ouvir de vocês.
O que está descrito aqui foi montado a partir do relato do Douglas e da conversa com o Wester em 4 de agosto. Onde escrevemos “hipótese”, é justamente o que o levantamento precisa confirmar ou derrubar.
O processo, do jeito que ele funciona hoje.
Cinco etapas, e todas passam por uma pessoa. Toda ordem de serviço é fechada manualmente — não há uma parte automatizada e outra não. É um processo que funciona; o que ele cobra é tempo, atenção e memória de quem conhece as regras.
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Lançamento e conferência
Os lançamentos são feitos com conferências pontuais de algumas ordens de serviço.Hipótese: a conferência é amostral porque conferir tudo à mão não caberia no mês.
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A planilha de comissionamento
Uma planilha calcula e lança os valores individuais, e concentra a visão de cada atendimento: valores, percentual de comissão, variações e a divisão quando há mais de um técnico na mesma OS.
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Validação
O resultado segue para o Ricardo validar antes de qualquer coisa avançar.
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Envio ao RH
Validado, o fechamento vai para o RH entrar na folha.
As regras de rateio já existem. Estão na cabeça de quem confere.
Duas funções entram na conta: o técnico — o mecânico — e o assistente técnico, que trabalha junto com ele. Quando os dois atuam na mesma ordem de serviço, a comissão é rateada por estas regras.
- Dois técnicos, mesmas horas Comissão dividida ao meio.
- Técnico + assistente técnico O assistente recebe metade das horas trabalhadas. Em 4 horas juntos: 4 integrais ao técnico, 2 ao assistente.
- Mais de dois profissionais O cálculo é feito proporcionalmente às horas de cada um.
- Divisão manual A planilha permite fazer a divisão na mão quando o caso pede.
E existe uma razão de negócio por trás dessa complexidade. A hora do técnico e a do assistente não aparecem separadas para o cliente — se aparecessem, ele questionaria pagar pelo profissional que ainda está aprendendo. O serviço é cobrado como um só, e a separação fica do lado de dentro, que é o que permite comissionar o assistente, formar gente mais rápido e melhorar a rentabilidade do serviço prestado. Ou seja: a complexidade da apuração não é acidente, é o preço de uma decisão comercial que funciona.
É também por isso que este processo é um bom piloto. Regra que se explica em quatro linhas é regra que o agente executa igual em toda OS, todo mês, sem depender de quem está de férias — e sem obrigar a Ditrasa a abrir mão do modelo que dá resultado.
O nó do processo
Tudo é manual hoje — e a OS trabalhada em partes é o caso mais caro.
Nenhuma ordem de serviço fecha sozinha: todas são apuradas à mão, uma a uma. Quando a OS inteira é de um profissional só, ao menos a conta é direta. O trabalho pesado aparece quando a mesma OS tem trechos individuais e trechos em dupla.
Exemplo: reforma de uma máquina, 20 horas de OS
- Parte das horaso técnico trabalhou sozinho — comissão integral dele
- Parte das horaso técnico trabalhou em dupla — entra o rateio, e qual regra vale depende de quem era o par
- Resultadouma OS só, com mais de um critério de apuração dentro dela
Não existe uma divisão única para a OS: é preciso separar as horas por trecho, aplicar a regra certa em cada um e somar. Isso é feito profissional por profissional, OS por OS — e é o que faz o fechamento demorar.
É exatamente esse o trabalho que um agente absorve bem. Não é uma regra nova a inventar: é a mesma regra que vocês já aplicam, executada trecho a trecho, em toda OS, sem cansar na vigésima. O ganho não é só nos casos difíceis — é no fechamento inteiro, porque hoje nenhuma OS é apurada sozinha.
E o alvo é exatamente o que o Wester descreveu: a planilha de comissão chega tratada, e o trabalho humano fica só sobre as exceções, que o agente destaca com o motivo escrito. O que hoje ocupa o mês inteiro passa a ocupar a atenção de quem confere apenas onde ela vale alguma coisa.
Onde o agente entra — etapa por etapa.
O agente não substitui a planilha de um dia para o outro, e não substitui a validação do Ricardo nunca. Ele assume a parte mecânica e devolve o resultado pronto para conferência.
Hoje
Alguém coleta as OS e as horas de cada técnico
Trabalho de digitação e recorte, repetido todo fechamento.
Com agente
Ele lê a fonte direto, todo dia
Sistema, planilha ou exportação — o agente busca onde o dado já está e monta a base do fechamento continuamente, não só na virada do mês.
Hoje
Conferência amostral de algumas OS
O que não entra na amostra passa sem conferência.
Com agente
Conferência de 100% e lista de exceções
Máquina não cansa: ele confere todas e entrega apenas as divergentes, com o motivo escrito. A atenção humana vai para os poucos casos que realmente pedem.
Hoje
Rateio aplicado à mão na planilha
Depende de lembrar a regra certa para cada composição de equipe.
Com agente
Rateio calculado pela regra, sempre igual
As regras de metade, proporcional por horas e divisão manual viram instrução do agente. Ele calcula, mostra a conta e diz qual regra usou em cada OS.
Hoje
Toda OS fecha na mão — e a partida em trechos é a pior
Nenhuma apuração é automática hoje; separar trecho individual de trecho em dupla é o que mais consome tempo.
Com agente
Ele quebra a OS por trecho e apura cada um
Separa as horas por período e por quem estava junto, aplica a regra correspondente a cada trecho, soma por profissional e mostra a memória de cálculo. O que não estiver claro nos apontamentos ele não adivinha: devolve como pendência, com a pergunta específica.
Hoje
O fechamento sai para validação
O Ricardo revisa um resultado que ele não viu ser construído.
Com agente
Validação sobre um fechamento rastreável
Cada valor vem com origem: qual OS, quais horas, qual percentual, qual regra de divisão. Aprovar ou apontar erro fica mais rápido do que refazer a conta.
Hoje
Envio ao RH
Mais um repasse manual de arquivo e formato.
Com agente
Entrega no formato que o RH já usa
Aprovado, o agente gera o arquivo no layout esperado e envia. Sem redigitação, sem versão errada de planilha circulando.
Hoje
A exceção resolvida some
O critério combinado numa conversa de WhatsApp não fica registrado em lugar nenhum.
Com agente
Cada exceção vira conhecimento gravado
O agente registra o caso e o critério adotado num repositório legível, que é da Ditrasa. No mês seguinte ele já sabe — e vocês conseguem abrir e ler o que ele aprendeu.
O que precisamos ouvir de vocês.
Estas perguntas existem para dimensionar a dor com número, e para descobrir as exceções — que são sempre o que decide se um piloto dá certo. Não precisa responder tudo agora; o que não souber de cabeça, a gente levanta junto.
1. Volume e tempo — o tamanho da dor
- Quantas ordens de serviço entram no fechamento de um mês típico? E quantos técnicos e assistentes técnicos são comissionados?
- Quantas horas por mês o fechamento consome, somando quem lança, quem confere e quem valida?
- Em que dia do mês o fechamento começa e em que dia ele precisa estar no RH? Onde costuma apertar?
- Quantas OS costumam ser conferidas, das que entram? O que faz uma OS ser escolhida para conferência?
- Com que frequência aparece erro depois do envio — e quando aparece, o que acontece: acerto na folha seguinte, pagamento avulso, reclamação do técnico?
2. A apuração manual, e a OS trabalhada em partes
- Do total de OS do mês, quantas fecham rápido e quantas são trabalhosas? O que separa uma da outra?
- Numa OS longa, como vocês sabem hoje quais horas foram individuais e quais foram em dupla? Está apontado em algum lugar ou é reconstruído na conversa com o técnico?
- O apontamento de horas é por dia, por período, por trecho de serviço? Ele registra quem estava junto em cada trecho?
- De quantas OS por mês isso acontece — e quanto tempo cada uma dessas custa para fechar?
- Quando os trechos não batem com o total da OS, o que prevalece?
- Existe caso em que a mesma pessoa entra como técnico numa OS e como assistente em outra? A comissão muda com o papel exercido no dia?
- Nos últimos fechamentos, houve OS partida em que duas pessoas chegariam a valores diferentes? O que decidiu?
3. Regras e exceções — o que o agente precisa aprender
- O percentual de comissão varia por quê? Tipo de serviço, cliente, valor, produto, técnico?
- O que exatamente são as “variações de comissionamento” que a planilha mostra?
- Existe piso, teto, garantia ou adiantamento de comissão?
- Retrabalho, garantia, atendimento cancelado ou serviço não cobrado do cliente — comissionam?
- Deslocamento, hora extra, sobreaviso e adicional noturno entram nessa mesma conta ou correm por fora?
- Quando a divisão é feita manualmente, qual foi o motivo das últimas vezes? Esses casos têm um padrão?
- Quem tem autoridade para abrir exceção a uma regra, e isso fica registrado em algum lugar hoje?
4. Sistemas e dados — onde o agente vai buscar
- Qual sistema é a fonte da ordem de serviço, e qual é a fonte das horas de cada técnico? São o mesmo?
- As horas por técnico por OS estão registradas no sistema ou são informadas depois, à mão? E os trechos dentro da OS, com quem estava junto?
- O sistema da Solution tem API disponível, com documentação e liberação de acesso? Existe leitura direta no banco, ainda que só de consulta? Se nenhuma das duas, quais relatórios ou exportações existem, e em que formato saem?
- Quem é o contato da Solution para tratar disso?
- A planilha de comissionamento vive onde — Excel local, rede, Google Sheets? Quantas pessoas editam?
- Podemos receber uma cópia de um fechamento real já concluído, para o agente reproduzir e a gente comparar valor a valor?
- A Ditrasa consegue alocar espaço nos próprios servidores para o agente rodar, ou preferem que indiquemos uma nuvem segura? (alinhar com o Fabrício)
- Quem, do lado de TI, autoriza acesso a sistema e a dados?
5. Pessoas, aprovação e RH
- Quem lança, quem confere, quem valida e quem recebe no RH — nome e papel de cada um?
- O que o Ricardo olha de fato quando valida? O que faria ele devolver um fechamento?
- Em que formato o RH recebe hoje, e ele redigita alguma coisa ao receber?
- O técnico recebe algum demonstrativo do que compôs a comissão dele? Ele questiona?
- Quem precisa aprovar, dentro da Ditrasa, para um piloto começar?
6. Valor e próximo passo
- Se o fechamento saísse pronto e conferido em uma hora, o que essa equipe passaria a fazer com o tempo que sobra?
- O que mais dói hoje: o tempo gasto, o risco de erro, o atraso, ou a dependência de uma pessoa só saber fazer?
- Depois do comissionamento, qual seria o próximo processo da Ditrasa na fila?
O piloto: da unidade mais simples para a mais complexa.
O caminho é o que o Wester propôs, e concordamos na hora: começar pequeno e expandir. Numa loja pequena as dificuldades aparecem cedo e são fáceis de tratar; jogar o agente direto na operação maior seria fabricar problema.
A unidade com um técnico só, onde não há divisão de comissão. É a forma mais direta de o agente aprender a ler a fonte de dados, aplicar o percentual e fechar o mês. O básico tem que estar impecável antes de qualquer coisa.
Uma unidade com alguns técnicos que raramente trabalham juntos. Entra a divisão, mas em volume pequeno — é onde as regras de rateio são exercitadas e as primeiras exceções reais aparecem.
A operação maior, com mais técnicos, mais OS partidas e o fechamento mais pesado. Chega aqui um agente já treinado, não um agente aprendendo.
E ele entra em shadow mode.
Em cada etapa, o agente apura em paralelo ao processo atual: nada muda na rotina de vocês, e ele apenas mostra o que entregaria se estivesse valendo. Passamos uma semana comparando lado a lado — este é o fechamento humano, este é o do agente — e só viramos a chave quando os dois baterem.
O critério de sucesso é objetivo: reproduzir um fechamento real já concluído, valor a valor, incluindo as OS trabalhadas em partes. Processo consolidado não se troca no escuro — se o agente errar, quem manda é o processo atual, e o erro vira regra aprendida.
Um projeto case — sem custo para a Ditrasa.
Este primeiro agente não tem o custo que cobramos por implantação: é um case, e o resultado é o que vale. Com as respostas do levantamento em mãos, montamos o fluxograma do processo e voltamos com o desenho fechado do que o agente assume. Em paralelo, alinhamos com o Fabrício onde o agente vai rodar — servidor da própria Ditrasa ou nuvem — e por onde ele acessa o sistema.